Conditions générales de vente

1. Champ d’application

Les présentes conditions générales de vente (CGV) s’appliquent à toutes les prestations réalisées par Manon Samain EI, exerçant sous le nom commercial Élméa Solutions, 132 avenue de l’Europe, 84170 Monteux, SIRET 130 686 918 00017 (ci-après « le Prestataire »), pour le compte de clients professionnels (ci-après « le Client »).

Les prestations sont exclusivement destinées aux professionnels (entreprises, artisans, associations, collectivités). Toute commande implique l’acceptation sans réserve des présentes CGV, qui prévalent sur les conditions générales d’achat du Client, sauf accord écrit contraire. Les CGV sont communiquées à tout Client qui en fait la demande et sont consultables en permanence sur ce site.

2. Prestations

Le Prestataire propose des prestations de gestion administrative externalisée : administration des ventes (devis, facturation, suivi des échéances, relances), gestion administrative et suivi des salariés (courrier, assurances, mutuelles, plannings, réservations de déplacements, collecte des éléments variables de paie) et accompagnement aux appels d’offres (veille, montage du dossier de candidature, rédaction du mémoire technique, suivi des échéances).

Les prestations sont proposées sous forme de forfaits mensuels modulables ou de missions ponctuelles. Leur contenu précis, leur volume et leurs modalités d’exécution (sur site ou à distance) sont définis dans le devis accepté par le Client.

Le Prestataire n’exerce aucune activité réglementée : il ne tient pas la comptabilité, n’établit pas les bulletins de paie et ne délivre aucun conseil juridique, fiscal ou social. Ces missions relèvent des professionnels habilités (expert-comptable, avocat…) auxquels le Prestataire transmet, le cas échéant, les éléments préparés.

3. Devis et commande

Toute prestation fait l’objet d’un devis gratuit et personnalisé, établi à partir des besoins exprimés par le Client. Sauf mention contraire, le devis est valable 30 jours. La commande devient ferme à réception du devis accepté par le Client, par signature ou par acceptation écrite (y compris par email).

4. Prix

Les prix sont exprimés en euros hors taxes. TVA non applicable, art. 293 B du CGI. Les tarifs affichés sur le site sont donnés à titre indicatif ; seul le prix figurant sur le devis accepté engage les parties.

Les frais de déplacement liés aux interventions sur site sont facturés en fonction de la distance parcourue, dans un rayon de 100 km maximum pour les missions ponctuelles. Leur montant ou leur mode de calcul est précisé dans le devis.

Toute modification des tarifs d’un forfait en cours est notifiée au Client par écrit au moins un mois avant son application. Le Client peut alors résilier le forfait dans les conditions de l’article 7.

5. Facturation et paiement

Les forfaits mensuels sont facturés à la fin de chaque mois. Les missions ponctuelles sont facturées à leur achèvement ; un acompte peut être demandé au devis pour les missions importantes.

Sauf délai différent indiqué sur la facture, les factures sont payables à 30 jours à compter de leur date d’émission, par virement bancaire. Aucun escompte n’est accordé en cas de paiement anticipé.

6. Retard de paiement

Conformément à l’article L. 441-10 du Code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans rappel préalable, l’application de pénalités de retard calculées au taux égal à trois fois le taux d’intérêt légal, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (article D. 441-5 du Code de commerce). Si les frais de recouvrement réellement engagés dépassent ce montant, une indemnisation complémentaire peut être demandée sur justificatif.

En cas de non-paiement à l’échéance, le Prestataire peut suspendre l’exécution des prestations huit jours après une mise en demeure restée sans effet.

7. Durée et résiliation

Les forfaits mensuels sont conclus pour une durée indéterminée. Chaque partie peut y mettre fin à tout moment par écrit (email ou courrier), moyennant un préavis d’un mois. Les missions ponctuelles prennent fin à la livraison de la prestation.

En cas de manquement grave de l’une des parties à ses obligations, non réparé dans les quinze jours suivant une mise en demeure, l’autre partie peut résilier le contrat sans préavis. Les prestations réalisées jusqu’à la date de fin restent dues.

8. Obligations du Client

Le Client s’engage à transmettre au Prestataire, dans des délais compatibles avec les échéances, des informations et documents complets, exacts et à jour, et à lui donner les accès nécessaires à ses outils. Le Client reste seul responsable de l’exactitude des informations transmises, des décisions prises et des documents qu’il valide ou signe.

9. Appels d’offres

L’accompagnement aux appels d’offres repose sur une collaboration étroite : le Client apporte son expertise technique, ses prix, ses références et ses moyens ; le Prestataire assure le montage administratif du dossier et la rédaction du mémoire technique à partir de ces éléments. Aucun dossier n’est déposé sans la validation préalable et expresse du Client.

Le Prestataire est tenu à une obligation de moyens : il ne peut garantir l’attribution d’un marché, qui relève de la seule décision de l’acheteur. Le respect des dates limites de remise suppose que le Client transmette les éléments demandés suffisamment à l’avance ; le Prestataire ne saurait être tenu responsable d’un dépôt hors délai dû à une transmission tardive.

10. Responsabilité

Le Prestataire exécute ses prestations avec soin et selon les règles de l’art, dans le cadre d’une obligation de moyens. Sa responsabilité ne peut être engagée qu’en cas de faute prouvée et pour les seuls dommages directs. Sauf faute lourde ou intentionnelle, elle est limitée au montant hors taxes facturé au Client au titre des trois derniers mois de prestations précédant le fait générateur.

11. Confidentialité

Le Prestataire s’engage à garder strictement confidentielles toutes les informations et tous les documents dont il a connaissance dans le cadre de sa mission, pendant toute la durée de la relation et après sa fin. Un engagement de confidentialité spécifique peut être signé à la demande du Client.

12. Données personnelles

Lorsqu’il traite des données personnelles pour le compte du Client (données des salariés, clients ou fournisseurs du Client), le Prestataire agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Il ne traite ces données que sur instruction du Client et pour les besoins de la mission, en assure la sécurité et la confidentialité, n’en fait aucun autre usage et, au terme de la mission, les restitue au Client ou les supprime selon son choix. Les données des prospects et clients du Prestataire sont traitées conformément à la politique de confidentialité.

13. Propriété des documents

Les documents et données fournis par le Client restent sa propriété et lui sont restitués sur simple demande. Les documents produits pour le Client dans le cadre de la mission (dossiers, mémoires techniques, tableaux de suivi) lui appartiennent dès leur complet paiement. Les méthodes, trames et modèles propres au Prestataire restent sa propriété.

14. Force majeure

Aucune des parties ne peut être tenue responsable d’un manquement à ses obligations résultant d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil. La partie concernée en informe l’autre sans délai ; les obligations sont suspendues pendant la durée de l’empêchement.

15. Droit applicable et litiges

Les présentes CGV sont soumises au droit français. En cas de différend, les parties recherchent d’abord une solution amiable. À défaut, le litige est porté devant la juridiction compétente selon les règles de droit commun.